Van het bestuur
Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze privacyverklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u ondanks dit toch nog, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan: [email protected]
Toepassing.
Deze privacyverklaring van FC MAENSE (gevestigd te Spaanseweg 3, 3028 HW Rotterdam met KvK nummer 40344555) is opgesteld om invulling te geven aan de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (kortweg AVG) zoals deze in mei 2018 van kracht is geworden.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle spelende en niet-spelende leden, sponsoren, donateurs en vrijwilligers.
Persoonsgegevens, welke, waarom en hoe lang.
Wij zijn verplicht aan te geven met welk doel we welke persoonsgegevens waarom en gebaseerd waarop verwerken, hoe lang we ze opslaan en met welke andere partijen (3e partijen) we deze gegevens delen. Een lange zin die zich echter makkelijk laat vertalen in bijgaande overzichtstabel.
Klik hier voor de overzichtstabel.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden.
Zonder uw toestemming verstrekken wij uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben (zie in de overzichtstabel onder gondslag). Bijvoorbeeld aan de KNVB om u daar als lid in te schrijven of aan NIKKI om de contributie te kunnen innen. Het kan echter ook zijn dat wij wettelijk verplicht worden om uw persoonsgegevens te verstrekken aan derden. Bijvoorbeeld in geval van een juridisch onderzoek.
In het overzichtstabel treft u een overzicht aan van de situaties waarin (delen) van uw persoonsgegevens aan 3e partijen worden verstrekt.
In de overeenkomsten die wij met deze partijen hebben, zijn in de algemene voorwaarden de regels opgenomen hoe deze partijen omgaan met persoonsgegevens.
- Klik hier voor de algemene voorwaarden van Sportlink (incl. de gegevensverstrekking aan de KNVB)
- Klik hier voor de algemene voorwaarden van NIKKI
- Met de gemeente Rotterdam is geen overeenkomst. De gemeente beheert gegevens gebaseerd op een wettelijke grondslag waardoor een overeenkomst niet nodig is.
Bewaartermijn
De AVG schrijft geen verplichte bewaartermijn voor. Het is aan de vereniging zelf om dat te bepalen. Echter, in het kader van de belasingwetgeving zijn wij wel verplicht onze financiële administratie voor een periode van 7 jaar na een betreffend jaar te bewaren.
FC MAENSE hanteert als regel dat zodra leden, donateurs of vrijwilligers zich uitschrijven, hun persoonsgebonden gegevens worden vernietigd met uitzondering van gegevens welke zijn verwerkt in de financiële administratie.
Inzage in de gegevens, corrigeren of (laten) verwijderen.
U hebt het recht ons te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij wij op grond van de AVG niet gehouden zijn deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zullen wij deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van ons hebben ontvangen. U kunt uw verzoek per mail richten aan [email protected]
Beveiliging of datalekken en schending van de privacy.
De vereniging heeft passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Desondanks zou een datalek (b.v. een computer die gehackt wordt) of een ernstige schending van de privacy kunnen ontstaan. Ieder geval van datalek of schending van de privacy dient terstond gemeld te worden aan de vereniging via [email protected].
De privacy coördinator beoordeelt de aard van de melding en neemt (eventueel in overleg met het bestuur) passende maatregelen.
Beveiliging.
Wij hebben passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Steekproefsgewijs worden deze maatregelen door ons getest en waar nodig aangepast.
Minderjarig.
Indien je je als minderjarige als lid wenst in te schrijven, dien je hiertoe expliciete toestemming van je ouder of voogd te overleggen.
Publicatie op de website, maken van foto’s en filmopnames en gebruik van sociale media
FC MAENSE heeft in het kader van de privacy wetgeving een communicatie protocol opgesteld. In dit protocol is beschreven hoe de vereniging omgaat met publicaties van persoonsgebonden gegevens op haar website en het maken van foto’s en filmopnames t.b.v. verenigingsdoeleinden. Daarnaast is in het protocol beschreven hoe wordt omgegaan met Social Media (o.a. Facebook, Instagram en Twitter).
Klik hier voor het communicatie protocol
Wijziging van het privacy beleid
De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op onze websites zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen. Wij raden u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u per e-mail, website en nieuwsbrief informeren.
Vragen en/of klachten.
Uiteraard helpen wij u ook graag verder als u een vragen of een klacht hebt.
Stuur uw vraag of klacht naar [email protected] en u krijgt zo snel mogelijk antwoord.
Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Klacht kunt u indienen bij:
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap
Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vs Sportlink
Sportlink, FC MAENSE en Privacy
Sportlink verwerkt jouw gegevens als bewerker in opdracht van de KNVB of FC MAENSE waarbij je je hebt aangemeld. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert Sportlink jouw privacy, onder andere door naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens en van toepassing zijnde gedragscodes.
Privacy niveaus binnen Sportlink
Een privacy niveau is persoonlijk. Het privacy niveau bepaalt welke van jouw persoonsgegevens met anderen gedeeld worden. Elk individu heeft een eigen persoonlijk privacy niveau. Personen die gebruik maken van de Voetbal.nl app of de KNVB Wedstrijdzaken app hebben de keuze uit 3 niveaus:
- Afgeschermd
Met dit privacy niveau worden personen als Afgeschermd getoond. Personen kunnen niet worden gevonden bij zoekopdrachten. Uitzondering op deze situatie is de ondersteuning van officiële processen als het Digitaal Wedstrijdformulier. Persoonsgegevens die nodig zijn om iemand tijdens het proces te legitimeren worden zijn beschikbaar voor de gebruiker.
- Normaal
Met dit privacy niveau worden alle persoonsgegevens van een persoon beschikbaar gesteld aan anderen.
- Beperkt
Met dit privacy niveau maken personen zich in de app bekend aan anderen. Personen kunnen worden gezocht en gevonden. Van deze personen is geen foto beschikbaar voor anderen.
Producten binnen Sportlink
De instellingen van jouw privacy niveau heeft invloed op verschillende producten:
- De app KNVB Wedstrijdzaken
Vanwege het identificeren van de speler worden hier de persoonsgegevens getoond.
- De app Voetbal.nl
Bij het "Zoeken" in de app wordt de informatie getoond op basis van de ingestelde privacyregels.
Privacy instelling aanpassen
Je kunt jouw privacy instelling op verschillende manieren aan (laten) passen:
- Zelf wijzigen in de app (KNVB Wedstrijdzaken en Voetbal.nl).
- Via je Ledenadministratie van FC MAENSE die het privacy verzoek in Sportlink Club administratie verwerken.
Foto’s en video’s delen op de website
Het delen van foto’s en video’s van (mede-)spelers door ouders, Technische staf of andere leden van de voetbalvereniging is niet altijd een probleem en is meestal goedbedoeld. Maar wat als een ouder klaagt over het plaatsen van een foto of video van zijn kind op de clubwebsite? Vervelend, maar als voetbalvereniging ben je verplicht om gehoor te geven aan de klacht.
Verwijderen op grond van privacy-wetgeving
Een foto of video waarop een speler te zien is, zegt iets over de afkomst van die speler. Uit de huidskleur of het uiterlijk kan veel worden afgeleid. Deze informatie is bijzonder gevoelig. Daarom is het vanuit het oogpunt van privacy belangrijk dat de afgebeelde persoon (of zijn ouders) toestemming geeft voor het publiceren van die foto. Je bent als voetbalvereniging dus verplicht om gehoor te geven aan een verzoek tot verwijdering op grond van de privacywetgeving.
Wat als je kiest voor privacy niveau Afgeschermd of Beperkt
Deze keuze maak je als ouder of lid van de FC MAENSE bewust.
Alleen de buitenwereld of medespelers weten dat niet.
Zij zien op de website en de indicatie "Anoniem" (afgeschermd) of alleen de naam (beperkt). Bij de app Voetbal.nl wordt bij het zoeken niemand (afgeschermd) of alleen de naam (beperkt) gevonden.
De informatie uit de Sportlink administratie zorgt ervoor dat het op een correcte wijze wordt getoond. Het wordt problematisch wanneer er een actie- of teamfoto of een video wordt gemaakt waarbij de privacy van u of uw kind wordt geschaad.
Maak vooraf dit kenbaar aan het team, coördinator, teammanager en trainer. Het is uw goed recht en het voorkomt achteraf een hoop herstelwerkzaamheden op de informatiebronnen als de website, en de app.
Wat als de privacy toch wordt geschonden
Mocht er onverhoeds toch een schending van uw privacy rechten zijn, schroom dan niet ons te informeren. Stuur een mail naar [email protected]
Algemene informatie AVG
